Basándonos en las malas experiencias que organizaciones y empresas de todo tipo han tenido, el departamento de compras es un área que se caracteriza por sus altos niveles de riesgo, ya que, éste tiene la autoridad de disponer de recursos económicos y llevar a cabo transacciones en nombre de la empresa.
Muchas organizaciones experimentas fraudes en el departamento de compras, esto es una que realizan las personas pertenecientes en esta área, se enriquecen personalmente a través de un desempeño ventajoso de sus funciones y del uso indebido de recursos económicos de una empresa, bien sea privándola de recibirlos o extrayendolos ilegalmente.
Esto a la larga representa un fuerte riesgo al capital y un crimen por parte del personal en contra de las políticas legales y los recursos de la empresa.
Al hablar de fraudes es importante considerar las situaciones que son frecuentes en esta práctica:
1).- Devolución de un porcentaje del valor total de la orden de compra (casi siempre en efectivo), generalmente no se deja evidencia escrita de esta transacción.
2.-Alteración o falsificación de documentos o información de respaldo con toda la intención de obtener un beneficio ilicito. La “Associations of Certified Fraud Examiners”, ha tipificad 3 razones del llamado “triángulo del fraude” que pueden motivar a una persona a cometer un fraude en el departamento de compras. Son las siguientes:
– Necesidades financieras:
En primera instancia, la persona se encuentra en una situación difícil familiar, tiene una deuda grande que pagar al banco, está en situaciones de apuestas y juegos al azar, etc, que lo motiva a buscar dinero de cualquier forma.
– Percepción de puntos vulnerables:
Una vez que tienen una necesidad, la persona comienza a buscar dentro de la empresa puntos vulnerables y verificar si no existen suficientes medidas para controlar los recursos y por ende, hacer mucho más fácil el cometer fraudes.
– Racionalización y normalización del fraude:
La tercera fase ocurre cuando ya es práctica normalizada y recurrente, por lo que consiste en una planificación individual en la que internamente la persona justifica sus acciones.
Por ejemplo, creen que por ser una pequeña cantidad no afectará a la organización y no notarán algún cambio. Por otro lado, llegan a creer que es una situación temporal y el fraude ocurrirá una vez nada más.
Que podemos hacer para evitar el fraude:
1.- Educa a tus empleados y proveedores. Es recomendable presentar los procesos y políticas del departamento, alertar a los empleados, proveedores, gerencias, etc. De tal modo que los mismos miembros del equipo pueden detectar en sus compañeros cuando éstos tengan intenciones o ya estén cometiendo fraudes y darles a conocer las consecuencia legales.
2. Divide las responsabilidades, por ejemplo, que se requiera de más de una persona para realizar las compras. Por ejemplo, que la persona que realiza la compra no sea quien aprobará el pago, ni la misma que haga los registros contables.
3. Establece controles de compra y flujos de aprobación, es recomendable que la persona encargada de finanzas tenga una autorización final en el proceso, que el usuario sea quien pida cotizaciones y no tenga contacto con el proveedor, con respecto a los pagos o precios. Recomendable que todas las adquisidoras cuenten con una orden de compra previa.
Para las compras, que se realizan a través de tarjetas de crédito, es importante solicitar un recibo válido y una justificación para aprobar los gastos, incluida una aprobación comercial.
5. Realizar evaluaciones de confianza al ingresar a la organización y de manera periódica, para evitar estas prácticas.
A lo largo de estos casi 13 años, que tenemos ayudando a las organizaciones con la prevención de fraudes en su empresa. Hemos identificado personal del área de compra que, por lo regular, incrementa los costos de los insumos o realiza negociaciones con los prestadores de servicios o proveedores en donde reciben desde certificados de regalos, viajes todo pagado, depósitos bancarios, menor entrega de mercancía que la que indica la factura.